POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Censat Agua Viva

1. INTRODUCCIÓN

Nombre: Asociación Centro Nacional Salud, Ambiente y Trabajo Agua Viva, denominada también CENSAT AGUA VIVA.
NIT: 800.222.823-1
Domicilio principal: Carrera 27A No. 24-10, piso 2, Bogotá D.C.
Teléfono: (601) 3377709
Correo electrónico: info@censat.org 

Censat Agua Viva es una Asociación no gubernamental sin ánimo de lucro, dotada de patrimonio propio, autonomía administrativa y personería jurídica, constituida conforme a la legislación civil colombiana, creada en 1989, que tiene como objeto social principal la actividad meritoria de protección al medio ambiente, fomentando la preservación, el uso sustentable y la recuperación del ambiente y la naturaleza y su interrelación con la cultura.

La Asociación Censat Agua Viva, como responsable del tratamiento de datos personales obtenidos en desarrollo de su objeto y funciones, y en cumplimiento de lo estipulado en Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, adopta la “Política para el Tratamiento de Datos Personales” con el fin de garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento, la cual será aplicable a aquellos que la Asociación recolecte a través de diferentes medios electrónicos tales como el sitio Web www.censat.org, los micrositios pertenecientes a la organización, así como de la utilización de cualquiera de los servicios disponibles en dichos sitios, correos electrónicos, redes sociales o cualquier otro mecanismo presencial.

2. OBJETIVO

Establecer los principios, términos y condiciones para el adecuado tratamiento de datos personales, con el fin de regular la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia, corrección y supresión de la información que se suministra a Censat Agua Viva en el desarrollo de su objeto social, brindando herramientas que propendan por los derechos, libertades y garantías constitucionales de los titulares de la información.

3. ALCANCE

La política es aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales, que estén en uso y sean administrados por Censat Agua Viva en desarrollo de su objeto y funciones, y a aquellos datos obtenidos en virtud de alianzas, convenios, contratos o acuerdos con otras entidades.

4. ASPECTOS GENERALES

Los aspectos generales que orientan la Política para el Tratamiento de Datos Personales en Censat Agua Viva, son los siguientes: en la presente Política se establece en qué condiciones Censat Agua Viva obtiene la información personal, cómo se usa, cómo se protege, y los derechos que el titular de información tiene en relación con el tratamiento de dicha información.

La aceptación de la presente Política para el tratamiento de datos personales de Censat Agua Viva, por parte de los titulares tendrá lugar cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos:

1. a) Suministro de datos en los formularios de registro del sitio Web y de utilización de cualquiera de los servicios disponibles en dicho sitio;
   b) El empleo de los mecanismos de aceptación, seguridad y acceso al sitio Web que establezca Censat Agua Viva;
   c) La consulta de cualquier contenido incorporado en el sitio Web de Censat Agua Viva;
   d) El suministro de datos personales a Censat Agua Viva de manera física o por cualquier otro medio.

Mediante la autorización otorgada por el titular al momento de proporcionar sus datos, éste acepta la presente Política de conformidad con lo señalado en el artículo 7° del Decreto 1377 de 2013. El tratamiento de los datos personales del Titular tendrá como finalidad exclusiva:

• Proporcionarle información relacionada con las actividades de Censat Agua Viva.
• Envío de boletín de información de Censat Agua Viva.
• Realizar acciones de difusión, comunicación, mercadeo y publicidad sobre las actividades propias del objeto y funciones de Censat Agua Viva.
• Enviar información de eventos y actividades de Censat Agua Viva a la comunidad y grupos de interés.
• Realizar encuestas con el fin de medir la calidad e impacto de los programas y actividades de Censat Agua Viva, y para fines estadísticos.
• Evaluar aspirantes a cargos de Censat Agua Viva.
• Recopilar, consolidar y actualizar información de sus trabajadores, con el fin de realizar actividades en cumplimiento de las funciones propias del área administrativa de Censat Agua Viva.
• Contratar personas jurídicas y naturales, y realizar cualquier acuerdo, convenio o alianza en el desarrollo del objeto y funciones de Censat Agua Viva.
• Soportar el cumplimiento de obligaciones contractuales con entidades públicas y empresas privadas, y presentar informes durante su ejecución.
• Acreditar existencia, representación legal, estructura organizacional, aportes, bienes y rentas, y las demás requeridas en desarrollo de su objeto y funciones.
• Dar respuesta a requerimientos judiciales y administrativos o en cumplimiento de mandatos legales.

La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento y sin previo aviso por Censat Agua Viva, por razones de orden legal o institucional, mediando, para tal efecto, una comunicación oportuna en la que se le notificará a los Titulares las modificaciones realizadas, salvo que haya una modificación sustancial a las finalidades de la Política o se realice un cambio en cuanto a los responsables del tratamiento de datos, caso en el cual se informarán dichas modificaciones de manera precisa a los Titulares de información en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

5. MARCO NORMATIVO

• Constitución Política de Colombia – Artículo 15 Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información. 
• Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.
• Decreto Reglamentario 1727 de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información”.
• Ley 1581 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
• Decreto 1074 de 2015, que en el Capítulo 25 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

6. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
• Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
• Términos y condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades afines.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de celeridad: busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
• Principio de finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
• Principio de gratuidad: Según el cual, el acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y demás disposiciones que la desarrollen (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). 
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de temporalidad: La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.
• Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

De acuerdo a los principios fundamentales, Censat Agua Viva:

1. Es responsable por la información personal que está en su poder.
2. Informa de manera previa y expresa la finalidad de la recolección de su información personal.
3. Recolecta, utiliza o comparte su información personal únicamente con consentimiento previo, expreso e informado de parte del titular.
4. Limita la cantidad y tipo de información personal únicamente para cumplir con sus obligaciones contractuales y legales.
5. Utiliza y comparte su información personal únicamente para los propósitos para los cuales tiene su autorización.
6. Realiza su mejor esfuerzo para mantener actualizada la información personal en su posesión o control y en todo caso atenderá dentro las solicitudes de actualización o supresión dentro de los términos legales.
7. Protege su información personal con medidas de protección apropiadas a la sensibilidad de la información.
8. Es transparente respecto a los procesos que utiliza para manejar su información personal.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se suministren a Censat Agua Viva de conformidad con lo previsto en Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. 

Para el tratamiento de dicho material, Censat Agua Viva podrá: i) administrar la información recolectada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente, ii) verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de información, con cualquier información de que disponga legítimamente, iii) consultar y evaluar cualquier información que sobre los Titulares de información se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

Censat Agua Viva tiene un compromiso con el adecuado manejo de la información que le suministran sus proveedores, empleados, usuarios de sus servicios y demás personas que tienen relación con ella. Para el efecto, deberá velar por la conservación de la confidencialidad de aquella información que tiene carácter reservado. 

Censat Agua Viva suministra, cuando se requiere, la información a sus asesores y consultores para el cumplimiento de las labores que se encomienden a ellos. La transferencia de información se realiza con base en acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la reserva de la información y el debido cumplimiento de la presente Política de tratamiento de datos personales. 

La información recolectada por Censat Agua Viva se conserva por el tiempo requerido por la normatividad aplicable.

9. AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El titular de la información autorizará a Censat Agua Viva para el tratamiento de los datos personales, por medio escrito, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro medio que permita garantizar su posterior consulta. Censat Agua Viva solicitará esta autorización en la recolección de la información.

No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

De manera excepcional, no se requiere de la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales, en los siguientes casos:

• Información requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de emergencia médica o sanitaria.
• Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

10. AVISO DE PRIVACIDAD

En todos los casos, los Responsables y encargados del tratamiento de datos personales en Censat Agua Viva, deberán advertir al Titular de la información, por medio de un aviso de privacidad, sobre la política de tratamiento de datos, la forma de consultarla y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá ponerse en conocimiento del titular, mediante documento o archivo físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato diseñado para recoger la información, en el que se describirá lo siguiente:

• Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos que le asisten al titular.
• Los mecanismos dispuestos por Censat Agua Viva para que el titular conozca la Política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad.
• Informar al Titular cómo acceder o consultar la Política de tratamiento de datos.

11. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares de la información podrán formular sus peticiones, consultas y reclamos, con el fin de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización, en los siguientes canales de atención:

• Correo electrónico info@censat.org
• Escrito enviado al domicilio de Censat Agua Viva ubicado en la Carrera 27A No. 24-10, piso 2, Bogotá D.C.
• Teléfono: +57 (601) 337 7709
• Horario de atención: de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

El Equipo de Comunicaciones de Censat Agua Viva es el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos presentada por los Titulares de la información.

12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS DE TITULARES DE INFORMACIÓN.

El procedimiento para el trámite de las consultas y reclamos es el siguiente:

Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de Censat Agua Viva. Censat Agua Viva atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de Censat Agua Viva debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar el reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud que contenga la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y adjuntar los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. VIGENCIA

La presente política tiene vigencia a partir del 01 de marzo de 2022.